När en kund vill implementera ett nytt verktyg i sin verksamhet är det mycket att tänka på.
- Vilka funktioner ska det nya verktyget överta från de verktyg som används idag?
- Hur importeras data in i det nya verktyget?
- Hur får vi med personalen i den nya processen?
- Hur ska personalen utbildas?
Med COWI Managements beprövade Produkt Implementerings Modell (PIM) hanteras dessa frågor på ett strukturerat sätt. Därmed minskar kostnaden för implementeringen samtidigt som kvaliteten ökar.
Kundnytta
Genom att använda en väl inarbetad modell minskar ledtiden för projektet, något som på så vis även ger minskade arbetskostnader. På samma gång ökar kvaliteten då COWI Management för varje implementation förbättrar modellen och därmed lättare får förståelse för kundens situation och behov. Det som levereras håller därmed ännu högre kvalitet. En välbeprövad modell minskar dessutom risken för att något går fel eller att en aktivitet glöms bort. Det är även lätt att följa upp framdrift i projektet då det innehåller många avstämningspunkter. Styrgruppen är delaktig vid lämpliga tidpunkter vilket ger en god inblick i projektet och möjlighet att leda projektet i rätt riktning.
Innehåll
Modellen består av fem faser. De fyra första avslutas alla med en TollGate (TG). Det är styrgruppen som beslutar om en TG ska passeras eller inte. De fem faserna är:
- Förberedelse
- Design
- Validering
- Driftsättning
- Utvärdering
Varje fas innefattar ett antal aktiviteter. Efter hand som projektet fortskrider analyseras data, dokument skapas och slutligen verifieras de varefter de godkänns. Detta tydliggör vad som ska göras och missförstånd undviks.
Genomförande
När projektet startar bildas en styrgrupp bestående av personal från kunden och COWI Management. Kunden utser en projektledare och COWI Management utser en uppdragsledare. Projektledaren och uppdragsledaren har därefter delat ansvar för projektet. De två sammankallar personal från kunden och konsulter från COWI Management till aktiviteter under de olika faserna. Styrgruppen informeras kontinuerligt och sammankallas till möten vid de aktuella tillfällena.
De blivande användarna utbildas genom företagsanpassade eller schemalagda kurser.
Avgränsning
I PIM ingår ett stort antal aktiviteter. I de flesta fall delar COWI Management och kunden på ansvaret. I några fall ansvarar COWI Management ensam för vissa aktiviteter och i tre fall är kunden själv ansvarig. De aktiviteter som kunden ensam ansvarar för är att ta fram presentationsmaterial, processer för hantering av verktyget samt den interna marknadsföringen.
Resultat och leverans
Då projektet startar sätts ett antal nyckeltal upp. När projektet sedan avslutas utvärderas resultatet. Vi på COWI Management vill att kunden ska få så stor nytta av det nya verktyget som möjligt och vill gärna fortsätta att utveckla verktyget tillsammans med kunden.
Målgrupp
Alla projektintensiva företag som vill implementera ett nytt verktyg i sin organisation kan ha nytta av PIM. De verktyg som COWI Management har störst erfarenhet av gäller verktyg som hanterar dokumentation, risker, processer, projektportföljer och planering.